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プレスリリース作成に生成AIを使うなら先に決める事実確認と承認フロー
プレスリリース作成に生成AIを使うなら、最初に整えるべきものはプロンプトではありません。発表する事実、使ってよい資料、入力してはいけない情報、確認者、そして最終承認者。これらが決まっていないまま下書きだけ速くしても、公開前の差し戻しは減りません。
新サービスの発表、導入事例の公開、イベント告知、採用広報。社外に出す文章では、読みやすさだけでなく「この情報を出してよいか」が問われます。AIに任せる範囲と人が確認する範囲をあらかじめ分けておけば、下書きに追われていた時間を発表内容の確認や発信戦略に回しやすくなります。
プレスリリース作成で生成AIを使うなら、まず事実確認から始める
最初に見るべきは、AIツールの機能ではありません。発表する事実そのものです。
プレスリリースは社外に出る文書。読みやすい文章であっても、商品名、公開日、価格、実績、顧客名、引用コメント、効果表現が曖昧なら、公開前に差し戻しが起きます。AIが作った文章を直す時間よりも、最初に事実を整理する時間の方がずっと大切です。
たとえば、次の情報があいまいなままだと、AIに下書きを頼んでも結局あとで止まります。
- 何を発表するのか
- いつ公開するのか
- どの資料を根拠にするのか
- 顧客名や導入事例を出してよいのか
- 効果や比較をどこまで言ってよいのか
- 誰が最終承認するのか
ここが整理されていれば、AIは「ありそうな文章」を作る道具ではなく、確認済みの材料を読みやすく整える道具に変わります。
AIで作ったプレスリリースをそのまま公開しない方がよい理由
理由は、AIの文章が下手だからではありません。確認していない事実が、自然な文章に紛れてしまうからです。
生成AIは、渡された情報をもとに見出しや本文を整えるのが得意です。一方で、社内資料のどれが最新版か、顧客名の掲載許諾が取れているか、効果表現の根拠が足りているかまでは判断できません。
特に気をつけたいのは、次のような箇所です。
- 商品やサービスの機能を言い切る表現
- 導入実績や利用企業名
- 顧客コメントや担当者コメント
- 売上、削減時間、成長率などの数値
- 競合比較や「業界初」などの強い表現
- 未公開情報や社外秘資料の扱い
人が確認しないまま文章だけ整えると、見た目は完成しているのに公開判断ができない文書が出来上がります。AI活用の目的は、確認の責任を薄めることではなく、確認すべき点を見える化して下書きと承認を速くすることです。
生成AIに渡す前に作るファクトシート5項目
プロンプト集より先にファクトシートを作る方が実務的です。ファクトシートとは、AIに渡す材料と人が確認する材料を分けるための1枚メモのこと。これがあるだけで、下書き後の手戻りが大きく変わります。
1. 発表する事実
まず、今回発表する事実を短く書き出します。
- 新サービスを開始した
- 既存サービスに新機能を追加した
- イベントを開催する
- 導入事例を公開する
- 提携やキャンペーンを告知する
大事なのは、希望や狙いではなく「実際に公開できる事実」だけを書くこと。「業界を変える」「圧倒的に便利」といった評価表現は、後から検討すれば十分です。
2. 根拠資料
次に、AIが参照してよい資料を決めます。
- 商品説明資料
- 公開済みのWebページ
- 社内で承認済みのサービス概要
- 公開可能な導入事例資料
- 発表日時や申込方法が決まった案内文
最新版が複数あるなら、どれを正本にするかをここで決めておきます。ここが曖昧だと、AIの出力を見る前に人の確認で止まってしまいます。
3. 入力しない情報
AIに入れない情報も先に決めておきます。
- 個人情報
- 顧客名や取引先名
- 契約内容
- 未公開の売上情報
- 社外秘の開発情報
- 許諾前のコメント
個人情報や機密情報の扱いは、利用するAIサービスや社内ルール、公開範囲によって判断が分かれます。迷ったら「AIに入れる前に確認する」運用にしておく方が安全です。
4. 効果表現と比較表現
効果や比較は読み手の関心を引きやすい反面、根拠確認が必要になりやすい箇所。ここが曖昧なまま公開すると、あとから問い合わせや訂正が発生しかねません。
「短期間で成果」「大幅に削減」「業界初」「最安級」のような表現を使いたい場合は、根拠資料・比較対象・確認者をセットで決めます。根拠がなければ、言い切らずに具体的な機能や使い方の説明に戻す方がよいです。
5. 承認者と公開判断
最後に、誰が何を見るかを分けます。
- 広報：文章、見出し、媒体との相性
- 事業部：商品事実、仕様、公開日
- 営業：顧客名、導入事例、現場との整合
- 経営：発表方針、会社としてのメッセージ
- 確認担当：個人情報、契約、表示、権利関係
すべてを一人で見る設計だと、確認が重くなるだけです。見る人を分ければ、AI下書き後の差し戻し理由も具体的になり、修正の方向が見えやすくなります。
AIに任せる作業と人が確認する作業を分ける
AIに任せやすいのは、文章の形を作る部分。人が見るべきなのは、公開責任に関わる部分です。
AIに任せやすい作業はこちらです。
- タイトル案を複数出す
- リード文のたたき台を作る
- 本文構成を整理する
- 読者が疑問に思いそうなFAQを出す
- 長い社内メモを公開用の言葉に近づける
- 文体を読みやすく整える
一方、人が確認すべき作業はこちら。
- 発表事実が正しいか
- 根拠資料が最新版か
- 顧客名やコメントの許諾があるか
- 効果表現や比較表現が強すぎないか
- 個人情報や機密情報が含まれていないか
- 最終公開してよい状態か
この分担を先に決めておくと、AIの出力をゼロから疑う必要がなくなります。確認項目が明確だからです。
広報・営業・経営の承認フローを設計する
承認フローは、役職順に上から回すだけでは不十分です。「誰が何を見るか」を分けないと、全員が同じ箇所を見て、誰も見ていない箇所が残ります。
実務で回しやすいのは、次の順番です。
- 事業部が発表事実と公開日を確認する
- 広報が構成、見出し、媒体に合う表現を整える
- 営業や顧客担当が顧客名、導入事例、コメント許諾を確認する
- 確認担当が個人情報、契約、表示、権利関係を確認する
- 経営または責任者が会社としての発表方針を承認する
この流れにすると、AIが作った文章を「なんとなく良さそう」で通す状態から抜け出せます。差し戻しも「何がどう違うか」が具体的になり、修正が速くなります。
Before/After：下書き作業から公開判断へ時間を移す
Beforeの状態を想像してみてください。担当者が白紙から文章を作り、関係者に回してから「この数字の根拠は？」「この表現は強すぎないか？」と指摘される。AIを使っても、根拠資料や承認者が決まっていなければ、下書きが速くなるだけで差し戻しは残ります。
Afterは違います。最初にファクトシートを作り、AIには確認済みの材料だけを渡す。下書きはAIで速く仕上げ、人は発表内容の正しさ、公開可否、会社として伝えたいメッセージの確認に集中する。急ぎの文章調整に追われる時間が減り、本来やるべき判断に時間を使える形です。
自社で確認するチェックリスト
AIでプレスリリースを作り始める前に、次の項目を確認してみてください。
- 発表する事実を一文で説明できる
- 根拠資料の最新版が決まっている
- AIに入力しない情報を決めている
- 顧客名やコメントの許諾状況を確認している
- 効果表現や比較表現の根拠を確認している
- 広報、事業部、営業、経営の確認範囲を分けている
- 最終承認者が決まっている
- 公開後の問い合わせ対応担当が決まっている
3つ以上決まっていない場合は、AIツールを選ぶ前に業務フローを整理した方が手戻りを減らしやすいです。
外部支援に相談すべきタイミング
相談すべきなのは「文章が書けないとき」だけではありません。社外発信の流れそのものが整理できていないときです。
たとえば、次のような状態に心当たりはないでしょうか。
- プレスリリースや導入事例の作成が毎回属人化している
- AIにどの資料を渡してよいか決まっていない
- 確認者が多く、差し戻し理由が毎回変わる
- 顧客名、数値、効果表現の確認が後回しになる
- 公開後の問い合わせ対応まで設計できていない
こうした状態なら、相談テーマは「AIツール選び」だけではありません。対象業務、入力情報、入力禁止情報、確認者、承認順、PoC範囲を整理するところから始める方が結果として近道です。
サクポートでは、生成AIを業務に入れる前の現状診断として、どの社外発信業務からAI化・自動化を試すべきかを整理できます。今の作成フロー、使っている資料、確認者、差し戻しが起きる箇所をもとに、小さく試す範囲を一緒に決める形です。
初回相談では、現在のプレスリリース作成フロー、使っている資料、確認者、困っている差し戻し内容から整理できます。
FAQ
生成AIでプレスリリースを作成できますか？
構成案、見出し案、下書き、FAQ想定、表現の言い換えには使いやすいです。ただし、発表内容の正しさや根拠、公開可否は人が確認する必要があります。
AIで作ったプレスリリースをそのまま公開してよいですか？
そのまま公開するのは避けた方がよいです。商品事実、数値、顧客名、引用コメント、効果表現、公開日、承認者の確認を済ませてから公開判断を行います。
AIに入力してはいけない情報は何ですか？
未公開情報、個人情報、顧客名、契約内容、機密資料、許諾前のコメントなどは、社内ルールや利用するAIサービスの条件を確認するまで入力しない前提で扱います。
承認フローはどう作ればよいですか？
広報は文章と媒体適合、営業や事業部は商品事実、経営は発表方針、法務・確認担当は表現リスクや公開可否を見る。このように責任を分けると、確認の抜け漏れが減ります。
外部支援に相談するタイミングはいつですか？
社外発信物の種類、使う資料、入力禁止情報、確認者、承認順が決まっていない段階なら、AIツール選定より先に業務フロー整理を相談する方が現実的です。
まとめ：AIに書かせる前に、公開できる材料を整える
プレスリリース作成で生成AIを活用するなら、まずファクトシートと承認フローを整えます。AIに任せるのは構成案や下書き。人が見るのは、事実、根拠、許諾、表現、そして公開判断です。
下書きにかかる時間を減らせれば、広報担当者は発表内容の意味づけ、読み手に伝える順番、公開後の問い合わせ対応に時間を使えるようになります。ここまで整理したうえでAIを使うと、単なる時短ではなく、社外発信の品質を守る業務改善になります。
自社のプレスリリース作成で、どの資料をAIに渡してよいか、誰が何を確認すべきか、どこからPoCを始めるべきか迷う場合は、現在の業務フローをもとに整理するところから始められます。