地域連携推進会議の議事録にAIを使うなら、要望と助言は丸めない グループホームが公表の前に確かめること
グループホームの地域連携推進会議は、令和7年度から開催が義務になりました。会議のあとは、事業所の報告と、構成員から受けた要望・助言の記録を作り、公表します。記録係のメモや録音の文字起こしを生成AIに渡せば、読みやすい議事録の形にはすぐ整うでしょう。
ただ、整った文の中で、自治会長の具体的な頼みごとが「貴重なご意見」の一言にまとめられることがあります。その場で「検討します」と答えたことが、「対応することとした」に変わっていることもあるでしょう。夜の物音の話から、どの部屋の誰のことかが地域の人に分かる一文が、そのまま残る場合もあります。
公表する議事録で消すのは、誰のことか分かる語句です。要望や助言の中身と、事業所がその場で答えたことは、消さずに残します。AIには、メモを発言した人の立場ごとに言葉を変えずに並べさせ、公表の前には個人が分かるおそれのある語句の候補を挙げさせます。議事録の文と消す箇所は人が決め、参加した構成員に確かめてもらってから公表してください。
会議のメモをAIに整えさせると、要望は「ご意見」に、検討中は「決定」に変わる
ここからは架空の例を使います。実在の事業所や人ではありません。共同生活住居を2か所運営するグループホームで、今年度1回目の地域連携推進会議を開きました。構成員は5人です。利用者のAさん、別の利用者の母親、自治会長、別の法人で就労継続支援事業所を運営する職員、市の障害福祉課の担当者が集まりました。事業所からは管理者が出席し、サービス管理責任者が記録を取っています。
記録係のメモは、次の12行でした。「 」は、記録係が会議の中で書きとめた発言です。録音をしていないので、話した人の言葉どおりとは限りません。
1. 管理者の報告: 利用者は2か所で10人。平日は8人が日中活動に通っている。
2. 管理者の報告: 夜間は各住居に職員1人。春に職員が2人替わった。
3. 管理者の報告: 近所の方から、夜10時ごろの音楽の音について連絡が1件あった。北の家の2階、角部屋のCさん。職員が夜に窓を閉めるよう声をかけている。
4. 自治会長「ごみ集積所の当番に、ホームも入ってもらえないか。ほかの家と同じように」
5. 自治会長「秋の防災訓練に、ホームの人も来てほしい。歩くのに手助けが要る人がいれば、前もって知っておきたい」
6. 利用者の母「職員が替わるときは、前もって知らせてほしい。本人が慣れるまで時間がかかる」
7. 構成員の利用者Aさん「夏祭りに行きたい。去年は行けなかった」
8. 福祉の構成員「利用者の意向のアンケートをとっているなら、その結果を会議で報告してもらうと話し合いやすい」
9. 市の担当者「地域の行事の日程は、市の広報にも載っている」
10. 管理者の答え: ごみ当番は、利用者と相談して次の会議で返事する。防災訓練は参加する方向で調整する。職員の交代の知らせは「検討します」と答えた。
11. 決まっていないこと: 夏祭りに誰が付き添うか。
12. 次の会議は半年後の予定。このメモをまるごと貼り、「地域連携推進会議の議事録の形に整えて」と頼んだとします。返ってくる文は、たとえば次のようになりえます。特定のサービスで試した結果ではなく、起こりやすい例として作った想定の文です。
本会議では、事業所から運営状況を報告し、構成員の皆様から多くの貴重なご意見をいただきました。
地域の方からは地域活動への参加について前向きなご提案をいただき、事業所として積極的に参加していくことを確認しました。
ご家族からは職員体制についてご意見があり、今後は職員の異動を事前に周知することとしました。
近隣の方からの騒音のご指摘については、北の家2階のCさんに職員が注意を行い、改善に努めています。
今後も地域に開かれたホームを目指してまいります。メモと照らすと、違いは五つあります。
- 4行目のごみ当番と5行目の防災訓練という二つの頼みごとが、「地域活動への参加について前向きなご提案」の一言にまとめられた。
- 10行目では、ごみ当番は「次の会議で返事する」、職員の交代の知らせは「検討します」だった。それが「積極的に参加していくことを確認」「事前に周知することとした」と、決まったことの書き方になった。
- 7行目のAさんの「夏祭りに行きたい」と、8行目の福祉の構成員の助言が、どこにも残っていない。
- 3行目の「音楽の音」が「騒音」に、「窓を閉めるよう声をかけている」が「注意を行い」に変わった。
- 3行目の住居の名前・階・部屋の位置・名前が、公表する文にそのまま入った。
この文が公表されると、自治会長は、自分の二つの頼みごとがどう受け止められたのかを読み取れません。利用者の母親は、「事前に周知する」を事業所の約束として受け取るでしょう。その場で誰も決めていない約束が、公表された文書に残ることになります。Aさんが自分の言ったことが記録にないと知ったら、次の会議でも話そうと思えるでしょうか。そしてCさんは、地域の人が読む文書に、住まいの場所と夜の様子を書かれることになります。
議事録は、報告と要望・助言を残し、構成員に確かめてもらって公表する
根拠は、運営基準の第210条の7です（障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律に基づく指定障害福祉サービスの事業等の人員、設備及び運営に関する基準 第210条の7（e-Gov法令検索））。この条は、グループホームに地域連携推進会議を開くことを求めています。構成員は、利用者とその家族、地域住民の代表者、共同生活援助について知見を有する者、市町村の担当者等です。おおむね1年に1回以上、会議で事業の運営の状況を報告し、必要な要望や助言等を聴く機会を設けます。構成員が事業所を見学する機会も、おおむね1年に1回以上です。
同じ条の第4項は、報告・要望・助言等についての記録を作り、その記録を公表しなければならないとしています。ただし、外部の者による評価とその実施状況の公表、またはこれに準ずるものとして都道府県知事が定める措置を講じている場合は、第2項から第4項は適用されません（同条第5項）。自分の事業所がどちらに当たるかは、指定を受けた自治体の案内で確かめてください。
厚生労働省の「地域連携推進会議の手引き」は、議事録の作り方をもう少し具体的に書いています（厚生労働省「地域連携推進会議の手引き」（PDF）14ページ）。
- 会議のあと速やかに、報告・要望・助言等についての議事録を作る
- 利用者や構成員の個人情報を守るため、個人が特定される部分は議事録から削除するなどの配慮をする
- 作った議事録は、参加した構成員に内容を確認してもらう
- 議事の詳細ではなく、会議結果の概要をまとめたものでもよい
- ホームページや広報誌への掲載、事業所内への掲示など、多くの人が見られるよう広く公表する
手引きは、利用者や家族の中に、障害があることやサービスを使っていることを地域の人に知られたくない人がいることにも触れています（同10ページ）。会議資料には個人名や個人が特定される情報を書かず、書いた内容から個人が特定されないよう十分に留意する、というのが手引きの求めです。
令和8年2月には、国のグループホーム向けのガイドラインも出ました（厚生労働省「共同生活援助における運営や支援に関するガイドライン（第1版）」（令和8年2月、PDF）41〜42ページ）。このガイドラインは、会議で行った報告や構成員から聞いた要望・助言等を記録して5年間保存し、その記録を公表するとしています。共同生活住居が複数あるときは、住居ごとにおおむね年1回以上、構成員が見学する機会を設けることも書かれています。例のように2か所あれば、2か所それぞれです。同じ箇所には、利用者の個人情報の秘密保持について構成員と誓約を交わしておくことと、利用者の居室の見学はその利用者の了承を得た上でなければ行ってはならないことも書かれています。
議事録は概要でもかまいません。ただ、短くするほど、どの立場の人が何を求めたのかが消えやすくなります。概要にするときも、要望と助言は、誰の立場から何が出たのかが分かる形で残すのが現実的です。事業所がその場で答えたことと、次の会議までにすることも分けて書いておけば、構成員は次の会議で続きを話せます。
なお、条文と手引き、ガイドラインを読んだ範囲では、生成AIの扱いは書かれていません。ここから先の頼み方は、これらの資料の考え方を生成AIの作業に当てはめた、この記事の提案です。
AIには、メモを発言した人の立場ごとに、言葉を変えずに並べさせる
AIに渡す前に、利用者の名前や住居の名前は「利用者1」「住居A」のような記号に置き換え、部屋の位置のように誰のことかにつながる語句は消しておきます。記号と名前の対応表は、AIに入れません。そのうえで、残った語句（時刻や出来事など）までAIに入れてよいかを、入力の前に人が確かめます。録音を文字起こしに使うなら、会議の始めに構成員へ、録音することと何に使うかを伝え、了承を得てください。
個人情報保護委員会は、生成AIサービスへの個人情報の入力について注意を呼びかけています（個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日、PDF））。個人情報を含むプロンプトを入力するなら、利用目的を達成するために必要な範囲内かを十分に確認する、というのがその一つです。また、あらかじめ本人の同意を得ずに個人データを含むプロンプトを入力し、そのデータが応答の出力以外の目的で扱われる場合は、個人情報保護法に違反する可能性があるとしています。このため、サービスを提供する事業者がそのデータを機械学習に利用しないこと等を、十分に確かめるよう求めています。どのAIサービスに、どこまで入れてよいかは、法人の決まりに従ってください。決まりがない、または入力してよいかを確かめられないうちは、架空のメモで試すところまでにします。
頼み方の例です。
次のメモは、地域連携推進会議で記録係が書いたものです。議事録の下書きの材料にします。
メモの文を、次の六つの欄に振り分けてください。
【事業所の報告】【構成員の要望】【構成員の助言・情報】【事業所がその場で答えたこと】【決まっていないこと】【その他】
・各行の頭に、メモの行番号を付けてください。
・「 」の中は一字も変えずに写してください。「 」の外の文も、言葉を変えずに写してください。
・発言した人は、メモに書かれた立場（自治会長、利用者の母など）のまま書いてください。
・要約、言い換え、敬語への書き換え、感想、今後の方針は書かないでください。
・一つの行に種類の違う内容があるときは、同じ行番号で両方の欄に写してください。
（ここにメモを貼る）名前を記号にし、部屋の位置を消したメモを渡した場合の、想定の出力です。
【事業所の報告】
1 利用者は2か所で10人。平日は8人が日中活動に通っている。
2 夜間は各住居に職員1人。春に職員が2人替わった。
3 近所の方から、夜10時ごろの音楽の音について連絡が1件あった。利用者1。職員が夜に窓を閉めるよう声をかけている。
【構成員の要望】
4 自治会長「ごみ集積所の当番に、ホームも入ってもらえないか。ほかの家と同じように」
5 自治会長「秋の防災訓練に、ホームの人も来てほしい。歩くのに手助けが要る人がいれば、前もって知っておきたい」
6 利用者の母「職員が替わるときは、前もって知らせてほしい。本人が慣れるまで時間がかかる」
7 構成員の利用者「夏祭りに行きたい。去年は行けなかった」
【構成員の助言・情報】
8 福祉の構成員「利用者の意向のアンケートをとっているなら、その結果を会議で報告してもらうと話し合いやすい」
9 市の担当者「地域の行事の日程は、市の広報にも載っている」
【事業所がその場で答えたこと】
10 ごみ当番は、利用者と相談して次の会議で返事する。防災訓練は参加する方向で調整する。職員の交代の知らせは「検討します」と答えた。
【決まっていないこと】
11 夏祭りに誰が付き添うか。
【その他】
12 次の会議は半年後の予定。返ってきたら、記録係が次の順に確かめます。
- 1〜12行が、どれかの欄に一度は入っているか。行番号を数え、抜けた行がないかを見る。
- 「 」の中と、「 」の外の文が、記号に置き換えた所と消した所を除いて、メモと一字ずつ同じか。
- 数と時刻（10人、8人、職員1人、2人、夜10時ごろ、1件）が、メモのとおりか。
- 【事業所がその場で答えたこと】に、メモにない約束や方針が入っていないか。「検討します」が「対応する」に変わっていないか。
- 【決まっていないこと】の11行目が、どこかで決まったことのように書かれていないか。
振り分けが確かめられたら、議事録の文は記録係と管理者が書きます。要望と助言は、立場と要点を残せば短くしてかまいません。事業所の答えは、その場で言ったことのまま書き、次の会議までにすることを決めたなら、それは管理者が書き足します。
公表の前に、個人が分かるおそれのある語句をAIに挙げさせ、消すかどうかは人が決める
名前を記号にしても、住居・部屋の位置・時刻・出来事の組み合わせで、地域の人には誰のことか分かる場合があります。利用者の少ない住居では、なおさらです。役職や立場の書き方も、構成員の名簿と組み合わせれば、誰の発言か分かります。公表する前に、AIには候補を挙げさせ、消すか、言い換えるか、残すかは人が決めます。この下書きも、AIに入れてよい範囲かを人が確かめてから渡してください。
頼み方の例です。
次の文章は、地域連携推進会議の議事録の下書きです。ホームページと事業所内の掲示で公表します。
読む人は、地域の住民、会議の構成員、利用者の家族です。
この文章の中から、読む人が特定の利用者や構成員を思い浮かべられるおそれのある語句を、すべて挙げてください。
・名前や記号だけでなく、住居の名前、部屋の位置、年代、性別、障害や病気の様子、時刻と出来事の組み合わせ、役職や立場と発言の組み合わせも対象です。
・語句ごとに、文の番号と、なぜ特定のおそれがあるかを一行で書いてください。
・消すか言い換えるかの判断と、言い換えの文は書かないでください。
（ここに、文の頭に番号を付けた下書きを貼る）振り分けをもとに記録係が書いた下書きを、メモと同じ番号の文に分けて渡した場合の、想定の出力です。
文3「夜10時ごろの音楽の音」: 連絡をした近所の人には、音の出どころの部屋と利用者が分かる。
文4・文5「自治会長」: 役職から、発言した人が一人に決まる。
文6「利用者の母」「本人が慣れるまで時間がかかる」: 構成員の名簿と合わせると、どの利用者の家族か、その利用者の様子が分かる。
文7「構成員の利用者」「去年は行けなかった」: 利用者の構成員は一人のため、誰の発言で、去年どうだったかが分かる。候補を受け取ったら、次の順に決めます。
- 記録係が、AIが挙げた語句を一つずつ見て、「消す」「言い換える」「残す」を決める。役職や立場をどこまで細かく書くかは、次の節で構成員本人に確かめてから決める。
- AIが挙げなかった語句も、記録係が読み直す。利用者の少ない住居のこと、最近入居した人のこと、地域で目立った出来事は、特に見る。
- 書き上げた公表版の文を、振り分けの行と一つずつ照らす。「いれば」「なら」のような条件と、発言した人が理由として添えた言葉（「ほかの家と同じように」など）が落ちていないかを見る。省いた言葉は、要点でないかを次の節で発言した人に確かめる。
- 文5の「手助けが要る人がいれば前もって知りたい」のように、要望そのものは残せるものがある。誰が当たるかは書かず、要望の中身は残す。
- 名前を自治会に伝えるかどうかは、議事録とは別に決める。本人に、伝える相手・目的・伝える内容を具体的に示して意向を確かめ、伝え方に工夫が要る人には意思決定の支援をする。家族への相談は、本人との関係や必要に応じて行う。
- 管理者が公表版を読み、消した語句と理由を事業所の控えに残す。
こうしてできた公表版は、たとえば次のようになります。
1 事業所から、利用者の暮らしの様子と職員体制（春に職員が2人交代）を報告した。
2 事業所から、近隣の方から夜間の音について連絡が1件あり、職員が利用者に声をかけていることを報告した。
3 地域の構成員から、ほかの家と同じように、ごみ集積所の当番にホームも入ってほしいとの要望があった。事業所は、利用者と相談し、次の会議で返事すると答えた。
4 地域の構成員から、秋の防災訓練にホームの利用者も参加してほしい、歩くのに手助けが要る人がいれば前もって知りたいとの要望があった。事業所は、参加する方向で調整すると答えた。
5 利用者の家族から、職員が交代するときは前もって知らせてほしいとの要望があった。事業所は、検討すると答えた。
6 利用者から、夏祭りに行きたいとの希望があった。付き添いは決まっていない。
7 福祉の構成員から、利用者の意向のアンケートをとっているなら、その結果を会議で報告すると話し合いやすいとの助言があった。
8 市の担当者から、地域の行事の日程は市の広報にも載っているとの情報があった。5の文は「検討すると答えた」で止めています。いつまでに何を返すかを決めたら、管理者が書き足してください。3・4の「地域の構成員」、6の「利用者」をどの言い方で載せるかは、次の節で本人に確かめる前の案です。5では、利用者の様子が分かる「本人が慣れるまで時間がかかる」を、6では「去年は行けなかった」を省いています。どちらも、省いてよいかを発言した人に確かめます。
構成員には、自分の発言と事業所の答えの行を指して確かめてもらう
手引きは、作った議事録を、参加した構成員に確認してもらうよう書いています（14ページ）。全文を渡して「ご確認ください」と頼むだけでは、自分の発言がどこにあるのかを探す手間が構成員にかかります。その人の発言と、事業所の答えの行を示して聞くと、違いに気づいてもらいやすくなるでしょう。
自治会長に送る場合の例です。
先日の地域連携推進会議の議事録の案をお送りします。公表の前に、内容をご確認ください。
3と4の文が、会長からいただいたご要望と、事業所のお答えです。
ご要望の中身や事業所のお答えが、会議でのお話と違っていたら、その文に直接書き込んでください。
公表する文では、会長のお名前と役職を書かず「地域の構成員」としています。役職を載せてよいか、このままがよいかもお知らせください。
利用者の様子に関わるところは、個人が分からない書き方にしています。確かめてもらう中で、判断が分かれる場面もあります。
- 構成員から「そういう意味で言ったのではない」と言われたときは、その構成員の言い方に直す。事業所の答えも書き直すかどうかは、管理者が決める。
- 構成員の利用者には、どう確かめたいかを本人に聞き、文字の案・読み上げ・要点だけの短い版などから、その人が確かめやすい方法を選ぶ。「夏祭りに行きたい」が載っていてよいか、「利用者から」という書き方でよいか、「去年は行けなかった」を省いてよいかを確かめる。
- 欠席した構成員から前もって意見をもらっていたときは、手引きが望ましいとしている事前の資料送付と意見の聴取（11ページ）に当たる。議事録には「事前にいただいた意見」と分けて書く。
- 返事の期限と、期限までに返事がなかったときの扱いは、議事録の案を送る前に事業所で決め、構成員に伝えておく。
次の会議は、メモの行の頭に、発言した人の立場を書くところから始める
地域連携推進会議の議事録にAIを使うなら、頼むのは、メモを立場ごとに言葉のまま並べることと、公表の前に個人が分かるおそれのある語句を挙げることまでです。要望と助言は丸めず、事業所の答えは管理者が書き、消す箇所は人が決め、構成員に確かめてから公表します。
次の会議から、次の三つを試してください。
- 記録係のメモは、行の頭に発言した人の立場を書き、要望と助言は「 」で写す。事業所の答えは、その場で答えたことと、次の会議までにすることを分けて書く。
- 入力してよい範囲を人が確かめてから、法人が認めたAIサービスに、振り分けと、個人が分かるおそれのある語句の候補出しだけを頼む。条件が整わないうちは、架空のメモで試す。
- 公表の前に、参加した構成員に、その人の発言と事業所の答えの行を指して確かめてもらう。
振り返るときは、公表した議事録を次の会議の前に読み返します。構成員の要望に事業所がどう答えたのかを、読んだ人がたどれるか。誰のことか分かる一文が残っていなかったか。前の議事録で「次の会議で返事する」と書いたことに、今回の会議で答えられたかも見ておきたい点です。
会議の進め方や議事録の様式、公表の方法は、住居の数や地域との関係によって事業所ごとに違います。利用者の暮らしの様子が入るメモを、どのAIサービスにどこまで入れてよいかが法人で決まっていないと、記録係は会議のたびに迷うことになります。
地域連携推進会議の議事録づくりにAIをどう使うかを、事業所の流れに合わせて考えたいときは、株式会社サクポートの無料相談をご利用ください。今のメモの取り方と議事録の様式を伺いながら、振り分けの頼み方、公表前の確かめ方、法人で決めておく入力の範囲を一緒に検討できます。